CAEX online: o que é o manual do expositor e como ele organiza uma feira

Quem organiza feira conhece bem o período que antecede a montagem: centenas de e-mails de expositores, planilhas que não batem, projeto de estande enviado em versão errada, pedido de energia feito em cima da hora e montadora tentando entrar no pavilhão sem credencial. O CAEX online existe para acabar com essa correria.

O que é CAEX

CAEX é a Central de Atendimento ao Expositor. Na prática, é o manual do expositor em formato online: um portal onde cada empresa que vai expor encontra as regras da feira e envia tudo o que o organizador precisa — cadastro, projeto do estande, documentos, pedidos de serviços e a lista da equipe que vai trabalhar no evento. Do outro lado, o organizador acompanha o andamento de todos os expositores em um único painel.

O problema do manual em PDF

O manual tradicional é um PDF longo, enviado por e-mail, com formulários para imprimir, preencher e devolver. O resultado:

• expositor que não lê o manual e descobre os prazos na véspera;
• formulários chegando por e-mail, WhatsApp e em mãos, cada um em um formato;
• equipe do organizador gastando dias conferindo planilhas;
• nenhuma visão rápida de quem está pendente.

O que um bom CAEX online precisa ter

Cadastro do expositor e da empresa

Dados da empresa, contatos responsáveis e informações que vão para o catálogo e para a sinalização da feira.

Projeto do estande e documentos técnicos

Envio do projeto da montadora, ART, seguro e demais documentos exigidos pelo pavilhão, com aprovação ou pedido de correção registrados no próprio sistema.

Pedidos de serviços

Energia, internet, limpeza, mobiliário, água, segurança — com prazos, valores e formas de pagamento definidos pelo organizador.

Credenciais de expositores e montadores

Cada expositor cadastra a própria equipe e a equipe da montadora. As credenciais saem prontas para o credenciamento e para o controle de acesso do pavilhão, com regras diferentes para os dias de montagem, feira e desmontagem.

Prazos, avisos e painel de pendências

O expositor vê o que já entregou e o que falta. O organizador vê, de uma vez, quem está atrasado e pode cobrar com um clique.

Vantagens para cada lado

Para o organizador: menos e-mail, menos planilha, prazos cumpridos e informação centralizada para a operação da feira.

Para o expositor: um só lugar com tudo o que precisa saber e fazer, acessível do celular, sem caçar formulários.

Para a montadora: projeto aprovado com antecedência e credenciais prontas na hora de entrar no pavilhão.

CAEX integrado ao credenciamento

O maior ganho aparece quando o CAEX conversa com o credenciamento. A equipe que o expositor cadastrou no portal já está no sistema da portaria no dia da montagem — sem digitar nada de novo. Foi assim no Congresso ROX e no Creator Summit, em que o CAEX alimentou direto o credenciamento e o controle de acesso. Veja os detalhes nos nossos cases.

Perguntas frequentes

CAEX e manual do expositor são a mesma coisa?

Na prática, sim. "Manual do expositor" é o conteúdo (regras e formulários); "CAEX" é o nome que o mercado de feiras dá à central online onde esse manual é consultado e preenchido.

O CAEX serve só para grandes feiras?

Não. A partir de algumas dezenas de expositores ele já economiza muito trabalho, e também é usado em congressos com área de exposição.

Com quanto tempo de antecedência abrir o CAEX?

O ideal é liberar o portal assim que a venda de espaços estiver avançada, normalmente de dois a três meses antes da feira.